Zásady ochrany osobných údajov
I. Pre koho je dokument určený
Tento dokument upravuje zásady ochrany osobných údajov v spoločnosti LOG systems, s.r.o., č. 810, 900 46 Most pri Bratislave, IČO: 31 393 381, zapísaný v ORSR OS Bratislava I, odd.: Sro, vložka číslo: 8792/B B (ďalej len „LOG systems“ alebo „prevádzkovateľ“) a to najmä pravidlá pre získavanie, zhromažďovanie, ukladanie, používanie, šírenie, uchovávanie a bezpečnosť.
Dokument je určený pre všetky fyzické osoby, ktorých osobné údaje prevádzkovateľ spracúva:
Zamestnanci, bývalí zamestnanci, rodinní príbuzní a ich blízke osoby,
Uchádzači o zamestnanie,
Dodávatelia a odberatelia,
Návštevníci webovej stránky.
Otázky, pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám v ňom uvedených prijíma LOG systems na e-maily: marian.babal@yale.sk.
Prevádzkovateľ LOG systems nemá určenú zodpovednú osobu.
II. Vymedzenie základných pojmov v zásadách?
Osobné údaje sú akékoľvek informácie týkajúce sa fyzickej osoby, na základe ktorých ju možno priamo alebo nepriamo identifikovať. Osobnými údajmi sú napríklad titul, meno, priezvisko, pracovná pozícia, email, telefónne číslo, podpis, osobné identifikačné číslo, podobizeň na kamerovom zázname. Za osobný údaj sa považuje každý údaj, ktorý je špecifický pre fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu tejto fyzickej osoby.
Spracúvanie osobných údajov je akákoľvek operácia, činnosť alebo súbor operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov. Za spracúvanie osobných údajov sa považuje napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, uchovávanie, prepracúvanie alebo zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo poskytovanie iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie alebo likvidácia. Spracúvaním je každá takáto operácia s osobnými údajmi bez ohľadu na to, akými prostriedkami je vykonávaná.
Prevádzkovateľ je podnikateľský subjekt, ktorý spracúva osobné údaje a určí účely a prostriedky ich spracúvania. LOG systems je prevádzkovateľom osobných údajov v tomto dokumente.
Sprostredkovateľ je osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, na základe jeho poverenia. Niektorí dodávatelia sú sprostredkovateľmi, ktorí spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v jeho mene, napr. poskytovatelia služieb v oblasti BOZP/PO, mzdový účtovník, služby IT a pod..
Dotknutá osoba je fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú, resp. ktorej osobné údaje sa spracúvajú. Dotknutými osobami sú napr. zamestnanci, dodávatelia, odberatelia a pod..
Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov spracúvaných podľa určitých kritérií na vymedzený účel, napr. personalistika a mzdy, a pod..
Profilovanie je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom. Napr. môže ísť o overovanie bonity klienta banky na účely poskytnutia pôžičky. Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania LOG systems nevykonáva.
Cookies sú malé textové súbory, ktoré sa ukladajú v prehliadači alebo mobilnom zariadení počas prezerania webových stránok. Viac v bode VIII. Cookies tohto dokumentu.
GDPR sa rozumie Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
Zákon o ochrane osobných údajov je zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení.
III. Aké práva majú dotknuté osoby?
LOG systems kladie dôraz na rešpektovanie práv dotknutých osôb. Dotknuté osoby majú tieto práva:
Právo na informácie
Každá dotknutá osoba má právo na informácie o spracúvaní jej osobných údajov. Za týmto účelom sú prijaté vhodné opatrenia, aby tieto informácie dotknutým osobám boli riadne poskytnuté. LOG systems si plní informačnú povinnosť prostredníctvom tohto dokumentu, ktorý je trvalo zverejnený na www.logsystems.sk.
Právo na odvolanie udeleného súhlasu
V prípade, že dotknutá osoba udelila súhlas na spracúvanie svojich osobných údajov, môže ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Súhlas môže udeliť len uchádzač o zamestnanie alebo zamestnanec na vyhotovenie fotografií z firemných akcií, všetky ostatné spracovateľské činnosti sú vykonávané na inom právnom základe, ako je zmluva, zákon alebo oprávnený záujem.
Právo na prístup k údajom
LOG systems na žiadosť dotknutej osoby vydá potvrdenie o spracúvaní jej osobných údajov, ako aj všetky informácie, ktoré sú vyžadované platnou legislatívou.
Právo na opravu
Dotknutá osoba má právo na spracúvanie správnych a aktuálnych údajov. LOG systems vykonáva aktualizáciu údajov na žiadosť dotknutej osoby, prípadne po overení týchto údajov v rámci komunikácie s dotknutou osobu.
Právo na vymazanie
Dotknutá osoba môže za určitých podmienok požiadať o výmaz osobných údajov. LOG systems tejto žiadosti vyhovie, prípadne informuje dotknutú osobu, prečo údaje vymazať nemôže.
Právo na obmedzenie spracúvania
Dotknutá osoba môže za určitých podmienok požiadať o obmedzenie spracúvania osobných údajov. LOG systems tejto žiadosti vyhovie, prípadne informuje dotknutú osobu, prečo spracúvanie jej údajov obmedziť nemôže.
Právo na prenosnosť údajov
Práva na prenos osobných údajov k inému prevádzkovateľovi LOG systems vykoná výlučne na žiadosť dotknutej osoby.
Právo namietať
Dotknutá osoba má za určitých okolností právo namietať proti spracúvaniu jej údajov.
Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov
Dotknutá osoba sa môže kedykoľvek obrátiť s podnetom, či sťažnosťou vo veci spracúvania osobných údajov na dozorný orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, IČO: 36 064 220, tel. č.: +421/2/3231 3220, webová stránka https://dataprotection.gov.sk/uoou/
IV. Ako si môžu dotknuté osoby uplatniť svoje práva?
Dotknutá osoba môže uplatniť svoje práva písomne:
poštou na korešpondenčnú adresu prevádzkovateľa: Košariská 174, 90042 Dunajská Lužná, alebo, emailom na adresu marian.babal@yale.sk.
Žiadosť na uplatnenie práv dotknutých osôb je dostupná TU.
LOG systems každú žiadosť zaeviduje a vybaví bez zbytočného odkladu, najneskôr však do jedného mesiaca. V tejto lehote informuje dotknutú osobu, ktorá žiadosť podala, o opatreniach, ktoré na základe jej žiadosti prijali. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť žiadosti a počet žiadostí. O predĺžení lehoty prevádzkovateľ dotknutú osobu informuje do jedného mesiaca od podania žiadosti spolu s odôvodnením zmeškania lehoty.
Oznámenie o spôsobe vybavenia žiadosti sa podáva rovnakým spôsobom, akým bola žiadosť podaná, pokiaľ dotknutá osoba nepožiada o iný spôsob.
LOG systems vybavuje žiadosti dotknutých osôb bezplatne. Ak je však žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo opakovaná, môže LOG systems za jej vybavenie žiadať:
primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady, odmietnuť konať.
V. Kto môže mať prístup k osobným údajom?
K osobným údajom spracúvaným prostredníctvom spoločnosti LOG systems môžu mať prístup:
- dodávatelia účtovných a mzdových služieb,
- dodávatelia IT služieb,
- poskytovatelia právnych, poradenských a vzdelávacích služieb,
- dodávatelia služieb BOZP a PO,
- dodávatelia právnych služieb,
- dodávatelia technického zabezpečenia kamerových systémov,
- odberatelia za účelom vybavenia vstupov do areálu k ním samotným, kde dochádza k poskytovaniu služieb zo strany LOG systems,
- orgány verejnej moci,
- orgány činné v trestnom konaní.
Pri spracúvaní osobných údajov nedochádza k ich prenosu do tretích krajín ani medzinárodnej organizácii.
VI. Ako sú osobné údaje chránené?
LOG systems dôsledne zabezpečuje ochranu osobných údajov. Za týmto účelom prijal primerané technické, organizačné a bezpečnostné opatrenia zohľadňujúce hroziace riziko, povahu spracúvania, najnovšie poznatky a náklady na prijatie týchto opatrení.
LOG systems chráni osobné údaje vhodnými a dostupnými prostriedkami pred zneužitím. Pritom predovšetkým uchováva osobné údaje v priestoroch, na miestach, v prostredí alebo v systéme, do ktorého má prístup obmedzený, vopred stanovený a v každom okamihu kontrolovaný okruh osôb, tzv. oprávnené osoby.
Spoločnosť ihneď rieši každý bezpečnostný incident týkajúci sa osobných údajov. V prípade, že je pravdepodobné, že incident bude mať za následok vysoké riziko pre práva a slobody fyzických osôb, vždy o tom informuje dotknutú osobu a oznámi jej, aké opatrenia prijal na nápravu. O každom incidente sa spíše záznam. O každom závažnom incidente spoločnosť musí informovať Úrad na ochranu osobných údajov SR.
VII. Bližšie informácie pre konkrétne dotknuté osoby:
VII.I Zamestnanci, bývalí zamestnanci, rodinní príbuzní a ich blízke osoby:
(Ak ste naším zamestnancom, informáciu o spracúvaní o spracovávaní osobných údajov, ste dostali pri podpise pracovnej zmluvy),
VII.II Uchádzači o zamestnanie:
LOG systems spracúva osobné údaje uchádzačov o zamestnanie na účel:
1. výberového konania
V rozsahu: osobné údaje uvádzané uchádzačmi o zamestnanie vo svojich životopisoch, motivačných listoch, potvrdeniach o vzdelaní, certifikátoch a iných sprístupňovaných dokladoch samotným uchádzačom.
Právnym základom spracúvania osobných údajov sú predzmluvné vzťahy medzi uchádzačom o zamestnanie a LOG systesm, ako jeho potenciálnym zamestnávateľom.
2. návšteva v priestoroch prevádzkovateľa z dôvodu osobného pohovoru (kamerový systém)
V rozsahu: podoba a obrazové informácie o správaní sa a konaní osôb zaznamenávaných kamerovým systémom. Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa, spočívajúci v potrebe zabezpečiť ochranu majetku.
Ako, do kedy a od koho prevádzkovateľ osobné údaje získava?
LOG systems získava osobné údaje priamo od uchádzačov o zamestnanie prostredníctvom:
portálov sprostredkujúcich zamestnanie,
zverejnených kontaktných emailových adries, ktoré uchádzač na tento účel použije,
kamerového systému pri vstupe do priestorov prevádzkovateľa.
Ako dlho LOG systems osobné údaje uchováva?
na účel výberových konaní: po dobu trvania výberového konania,
na účel návštevy priestorov prevádzkovateľa: 7 dní ako kamerový záznam prevádzka Dunajská Lužná a 7 dní ako kamerový záznam prevádzka Košice.
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.
VII.III Dodávatelia:
LOG systems spracúva osobné údaje dodávateľov na účel:
1. spracúvania a uchovávania účtovných dokladov
V rozsahu: obchodné meno, sídlo prípadne bydlisko a miesto podnikania u fyzických osôb, IČO, DIČ, IČDPH ak bolo pridelené, kontaktné údaje a podpis osoby, ktorá účtovný doklad vystavila, transakčné údaje.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
2. uzatvárania a plnenia zmlúv
V rozsahu: obchodné meno, sídlo prípadne bydlisko a miesto podnikania u fyzických osôb, IČO, DIČ, IČDPH ak bolo pridelené, titul, meno, priezvisko a podpis štatutárneho zástupcu, prípadne iného splnomocneného zástupcu, kontaktné údaje na zamestnancov dodávateľa, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy, transakčné údaje.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je uzatvorenie a plnenie zmluvy medzi spoločnosťou LOG systems a jeho dodávateľom.
3. návštevy v priestoroch spoločnosti
V rozsahu: podoba a obrazové informácie o správaní sa a konaní osôb zaznamenávaných kamerovým systémom v priestoroch prevádzkovateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem spočívajúci v potrebe zabezpečiť ochranu majetku prevádzkovateľa v jeho priestoroch (prevádzka Dunajská Lužná, Košice).
4. komunikácia s dodávateľmi
V rozsahu: titul, meno a priezvisko zamestnanca dodávateľa, pracovná pozícia, označenie zamestnávateľa, telefónne číslo, emailová adresa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem spočívajúci v zabezpečení komunikácie medzi ním a jeho dodávateľmi.
Ako, kedy a od koho prevádzkovateľ osobné údaje získava?
LOG systems získava osobné údaje:
priamo od dodávateľov pri uzatváraní alebo plnení zmluvy,
priamo od dodávateľov pri vystavovaní účtovných dokladov,
prostredníctvom kamerového systému pri vstupe do priestorov prevádzkovateľa,
priamo od dodávateľov využitím sprístupnených kontaktných údajov na komunikáciu.
Ako dlho LOG systems osobné údaje uchováva?
na účel spracúvania a uchovávania účtovných dokladov: 10 rokov
na účel uzatvárania a plnenia zmlúv: 10 rokov
z kamerových záznamov: 7 dní ako kamerový záznam prevádzka Dunajská Lužná a 7 dní ako kamerový záznam prevádzka Košice po vyhotovení záznamu,
na účel komunikácie s dodávateľmi: 3 roky
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.
VII.IV Odberatelia:
LOG systems spracúva osobné údaje odberateľov na účel:
1. spracúvania a uchovávania účtovných dokladov
V rozsahu: obchodné meno, sídlo prípadne bydlisko a miesto podnikania u fyzických osôb, IČO, DIČ, IČDPH ak bolo pridelené, kontaktné údaje a podpis osoby, ktorá účtovný doklad vystavila, transakčné údaje.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon.
2. uzatvárania a plnenia zmlúv
V rozsahu: obchodné meno, sídlo prípadne bydlisko a miesto podnikania u fyzických osôb, IČO, DIČ, IČDPH ak bolo pridelené, titul, meno, priezvisko a podpis štatutárneho zástupcu, prípadne iného splnomocneného zástupcu, kontaktné údaje na zamestnancov odberateľa, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy, transakčné údaje.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je uzatvorenie a plnenie zmluvy medzi spoločnosťou LOG systems a jeho odberateľom.
3. návštevy v priestoroch spoločnosti
V rozsahu: podoba a obrazové informácie o správaní sa a konaní osôb zaznamenávaných kamerovým systémom v priestoroch prevádzkovateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem spočívajúci v potrebe zabezpečiť ochranu majetku prevádzkovateľa v jeho priestoroch (prevádzka Dunajská Lužná, Košice).
4. komunikácia s odberateľmi
V rozsahu: titul, meno a priezvisko zamestnanca odberateľa, pracovná pozícia, označenie zamestnávateľa, telefónne číslo, emailová adresa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem spočívajúci v zabezpečení komunikácie medzi ním a jeho odberateľom.
5. reklamácie
V rozsahu: meno, priezvisko, kontaktné údaje (tel.číslo, e-mail).
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov.
6. Marketing - zasielanie newslettrov o akciách, zľavách a novinkách spoločnosti LOG systems
V rozsahu: meno a priezvisko, e-mail
Právnym základom spracúvania osobných údajov je súhlas dotknutej osoby (odberateľa).
7. Marketing - zasielanie informačných emailoch a noviniek odberateľom, prezentácia produktov spoločnosti
V rozsahu: meno a priezvisko zamestnanca odberateľa, pracovná pozícia, označenie zamestnávateľa, telefónne číslo, emailová adresa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem.
Ako, kedy a od koho prevádzkovateľ osobné údaje získava?
LOG systems získava osobné údaje:
priamo od odberateľa pri objednávaní služby a plnení objednanej služby,
priamo od odberateľa pri vystavovaní účtovných dokladov,
priamo od odberateľa pri vzájomnej komunikácii,
priamo od odberateľa pri prihlásení sa na odber newslettrov,
prostredníctvom kamerového systému pri vstupe do priestorov prevádzkovateľa (prevádzka Dunajská Lužná, Košice).
Ako dlho LOG systems osobné údaje uchováva?
na účel spracúvania a uchovávania účtovných dokladov: 10 rokov
na účel uzatvárania a plnenia zmlúv: 10 rokov
z kamerových záznamov: 7 dní ako kamerový záznam prevádzka Dunajská Lužná a 7 dní ako kamerový záznam prevádzka Košice po vyhotovení záznamu,
na účel komunikácie s odberateľmi: 3 roky
za účelom vybavenia reklamácie: 10 rokov
marketing – zasielanie newslettrov o akciách, zľavách a novinkách: po dobu trvania súhlasu
marketing - zasielanie informačných emailoch a noviniek odberateľom, prezentácia produktov spoločnosti: 5 rokov po skončení zmluvného vzťahu s odberateľom, prípadne po dobu trvania zamestnanca u odberateľa.
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.
VII.V Návštevníci webovej stránky:
LOG systems spracúva osobné údaje odberateľov na účel:
1. zaznamenávame a ukladáme cookies, aby sme zabezpečili funkčnosť našej webovej stránky a prispôsobili prevádzku stránky Vašim potrebám. Právnym základom v tomto prípade je čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR. V tomto kontexte je v našom záujme, čo sa týka spracovania osobných údajov, zabezpečiť riadne fungovanie našej webovej stránky a podnikania uskutočňovaného cez našu webovú stránku.
Ako, kedy a od koho prevádzkovateľ osobné údaje získava?
LOG systems získava osobné údaje:
od kohokoľvek kto navštívy webovú stránku prevádzkovateľa, resp. použije webový formulár.
Ako dlho LOG systems osobné údaje uchováva?
Doba uchovávania kontaktných údajov získaných prostredníctvom nášho webového formulára alebo e-mailom, sa môže v závislosti od charakteru alebo účelu komunikácie líšiť výslovne v súlade s týmito zásadami ochrany osobných údajov.
VIII. Cookies
Pre pro-užívateľské webové stránky a prispôsobenie prevádzky našich webových stránok Vašim potrebám, môžu naše webové stránky používať súbory cookies. Súbor cookie je malý súbor, ktorý sa na Vašom počítači ukladá lokálne, keď navštívite webové stránky. Keď navštívite webovú stránku na tom istom zariadení, súbor cookie naznačuje napríklad, že ste opakovaným návštevníkom. Súbory cookie nám tiež umožňujú analyzovať používanie našich webových stránok. Prostredníctvom cookies Vás nie je možné identifikovať na webových stránkach tretích strán.
Používame nasledujúce typy súborov cookie:
Základné / nevyhnutné cookie súbory
Tieto cookies sú nevyhnutné pre fungovanie našich webových stránok. Zahŕňa to napríklad vydanie anonymných ID relácií na zhrnutie viacerých dopytov na webový server alebo zabezpečenie bezchybného fungovania registrácií a objednávok.
Funkčné cookies
Tieto súbory cookie nám pomáhajú ukladať Vaše zvolené nastavenia alebo podporovať iné funkcie, keď sa pohybujete na našej webovej stránke. Umožňujú nám napríklad zapamätať si preferované nastavenia pre ďalšiu návštevu alebo uložiť Vaše prihlasovacie údaje na našej webovej stránke.
Súbory cookie výkonu / štatistiky Tieto súbory cookie zhromažďujú informácie o tom, ako používate našu webovú stránku (napríklad ktorý internetový prehliadač používate, ako často navštevujete našu webovú stránku, ktoré stránky otvoríte alebo ako dlho zostávate na našej webovej stránke). Tieto súbory cookie neuchovávajú žiadne informácie, ktoré umožňujú osobnú identifikáciu návštevníkov. Informácie zhromaždené pomocou týchto cookies sú agregované a teda anonymné. Cookies môžete prijať alebo odmietnuť - vrátane tých, ktoré sa používajú na sledovanie webových stránok - výberom vhodných nastavení pre váš prehliadač. Môžete nastaviť prehliadač, aby vás upozornil, keď dostanete nový súbor cookie, alebo ich úplne zablokovať. Ak sa však rozhodnete odmietnuť súbory cookie, možno nebudete môcť používať všetky funkcie našej webovej stránky (napr. pri objednávkach nákupu). Váš prehliadač Vám tiež ponúka možnosť odstrániť súbory cookie (napríklad pomocou funkcie Vymazať históriu prehliadania). Ďalšie informácie nájdete vo funkcii Pomocník pre používateľa v časti Nastavenia vo Vašom webovom prehliadači.
IX. Aktuálnosť dokumentu
Tento dokument je aktuálny ku dňu 20.10.2021. LOG systems minimálne raz za rok preveruje jeho platnosť a aktuálnosť.